Cómo planificar una importación con puertos congestionados

Antes, un itinerario naviero era una promesa. Durante este año pasó a ser un cálculo aproximado. Los buques esperan días frente a los puertos más ocupados para conseguir muelle, los contenedores pasan en los patios más tiempo del previsto, y la fecha de zarpe de una confirmación de reserva puede moverse más de una vez antes de que la carga se embarque. Si importas mercancía, eso no lo puedes arreglar. Lo que sí puedes es planificar a su alrededor.

Cómo se ve la congestión desde el lado del importador

La congestión portuaria es una fila, y las filas crecen cuando llegan más barcos de los que el puerto puede atender. En 2021 las llegadas fueron muchas porque el consumo de bienes siguió alto. El trabajo fue lento porque a veces faltó personal en las terminales, los patios se llenaron de cajas que los camiones no alcanzaban a retirar, y la escasez de chasis o de espacio en bodegas terminó de trabar todo.

Para ti el efecto no es un gran retraso. Son varios retrasos pequeños que se suman. El barco llega tarde. Espera muelle. La descarga tarda más. El contenedor no está disponible para retiro el día que el sistema decía. Luego se corre la cita del camión.

Cada paso son unos días. Juntos pueden convertir un plan de seis semanas en uno de ocho o diez.

Pon el margen en el plan, no en la esperanza

La solución más simple es también la que más cuesta aceptar: asume que el tránsito tardará más de lo que dice el itinerario de la naviera, y escríbelo en tu propio tiempo de entrega. Una regla útil es tomar tu plazo normal desde la orden de compra hasta el estante, y sumarle un margen calculado con lo que realmente ha pasado en tus últimos embarques, no con lo que dice el folleto.

Si los últimos tres contenedores llegaron cada uno una semana o más tarde de lo previsto, un margen de una semana es lo mínimo. Dos semanas es más seguro.

Ese margen tiene un costo, porque el inventario comprado antes inmoviliza efectivo por más tiempo. Pero quedarse sin producto cuesta ventas y clientes, y casi siempre esa factura es mayor.

Pide antes, y pide en la forma correcta

Hacer los pedidos más temprano es la parte obvia. La menos obvia es decidir qué productos no pueden agotarse y darles los primeros cupos. Los de más rotación y los de temporada fija van primero. Los de salida lenta pueden esperar.

Dividir los pedidos también ayuda. Un embarque grande es fácil de manejar, pero si se retrasa, se retrasa todo. Dos o tres embarques más pequeños, separados por un par de semanas, hacen que un problema con uno no te deje con los estantes vacíos. Las cargas pequeñas cuestan más por unidad, así que pesa ese costo contra el riesgo, producto por producto.

Ten claro cuándo empiezan a correr los relojes

Sobre un contenedor importado corren tres relojes, y ninguno te espera.

• Tiempo libre en la terminal. Los días que el contenedor puede quedarse en el puerto antes de que empiecen los cobros de almacenaje o sobrestadía.
• Detención. Los días que puedes mantener el contenedor de la naviera fuera del puerto antes de que empiecen los cargos.
• Límites aduaneros. Las reglas sobre cuánto tiempo puede estar la carga en la zona portuaria sin nacionalizarse. Tu corredor de aduanas puede decirte qué aplica a tu mercancía.

Pide a la naviera o al agente de carga los días libres por escrito y averigua qué evento inicia el conteo. Con frecuencia es la descarga del contenedor, que puede ocurrir mucho antes de que puedas retirarlo. En épocas de congestión una caja puede gastar parte de su tiempo libre antes de que se la liberen.

Ten los documentos listos antes de que llegue el barco

El despacho aduanero no avanza sin documentos, y los documentos son la parte del proceso que controlas por completo. Como mínimo, necesitas tener estos listos y coherentes entre sí:

1. La factura comercial, con la mercancía descrita igual que en los demás documentos.
2. La lista de empaque, con cantidades, pesos y número de bultos que coincidan con la factura.
3. El conocimiento de embarque (bill of lading), revisado contra los otros dos en nombres y direcciones.
4. Los permisos, certificados o licencias que exija en Panamá el tipo de producto.

Un error de digitación en una cantidad o en el nombre del consignatario puede dejar un contenedor retenido en el puerto mientras se corrigen los papeles. En un año tranquilo es una molestia. En uno congestionado, la caja se queda en el patio y los cargos corren mientras espera.

Un ejemplo con números

Imagina un comercio hipotético en la ciudad de Panamá que vende artículos para el hogar y quiere tener un contenedor de ollas y sartenes en sus estantes la primera semana de diciembre. En condiciones normales, el comprador calcularía unas ocho semanas desde que hace el pedido hasta que recibe la mercancía: producción, transporte al puerto, tránsito marítimo, despacho aduanero y entrega.

El comercio calcula hacia atrás. Los embarques recientes han llegado unas dos semanas tarde, así que el plan asume diez semanas. El pedido sale a principios de septiembre y no a principios de octubre. El comprador además lo divide: el sesenta por ciento de las unidades va en la primera salida y el resto en la siguiente, tres semanas después.

Antes de que el primer contenedor salga de la fábrica, la factura y la lista de empaque se revisan línea por línea. El comercio le pregunta al agente de carga cuántos días libres hay en destino y le dicen que cinco. Se contrata un camión antes de la fecha de llegada, para que el contenedor no espere chofer una vez liberado.

Ahora supón que el primer barco espera una semana fondeado. La mercancía llega a la tienda a tiempo igual, porque el plan tenía dos semanas de colchón. El segundo contenedor llega pasada la temporada fuerte, que era el resultado esperado de la división. El comercio no perdió nada que no hubiera decidido arriesgar de antemano.

Sé honesto con tus propios clientes

Si revendes mercancía o abasteces a otras empresas, la conversación sobre retrasos debe darse temprano. Un cliente a quien le dijeron “mediados de diciembre, con posibilidad de fines de diciembre” y recibe el 20 queda conforme. Uno a quien le dijeron el 10 y recibe el 20 no lo queda, aunque la mercancía haya llegado el mismo día.

Da un rango y no una fecha única. Explica de qué depende el rango. Avísales cuando el buque se mueva, no cuando llegue el contenedor.

Lo que esto no resuelve

Planificar no hace más rápido a un puerto. Reduce cuánto te afecta que sea lento. Algunos retrasos caerán fuera de cualquier margen que hayas elegido, y algunos costos seguirán recayendo sobre ti. El objetivo es que las sorpresas sean pequeñas y que las decisiones sigan en tus manos, que es más de lo que tuvieron muchos importadores en un año en que el itinerario cambió más rápido que el plan.

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